Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung auf dieser Website und für die Konten der Schulen ist die digitalify GmbH, Euelstrasse 29, 8408 Winterthur, Schweiz. Verantwortliche Person: Kamil Demirci.

Kontakt für Fragen zum Datenschutz: datenschutz@byod-bot.ch.

2. Besuch dieser Website

Die Website setzt keine Cookies, lädt keine Schriften, Scripts oder Tracker von Dritten und verwendet keine Website-Statistik.

Die Anwendung speichert keine IP-Adressen.

3. Konten der Schulen

Für das Konto einer Schule bearbeiten wir Name und E-Mail-Adresse der Admins, Anmeldedaten (das Passwort nur als Hash), den Änderungsverlauf des Bots und E-Mails zum Konto. Grundlage ist der Vertrag mit der Schule.

Gibt ein Admin der Schule den Support frei, können wir bis zum Ende der Freigabe den Admin-Bereich der Schule nur lesend ansehen, einschliesslich Name und E-Mail-Adresse der Admins. Jede aufgerufene Seite und jeder Download wird mit Zeitpunkt, Name der Person bei uns und Art der Daten, ohne Inhalt, im Protokoll der Schule festgehalten, das die Admins sehen.

Für die Anmeldung setzt die Anwendung technisch notwendige Cookies mit einer zufälligen Kennung: eines für die Sitzung, das höchstens 12 Stunden gilt, und während der Eingabe des zweiten Faktors eines, das höchstens 10 Minuten gilt. Die Cookies lassen sich in den Einstellungen des Browsers ablehnen; dann ist keine Anmeldung möglich.

Für die Abrechnung bearbeiten wir Schulname, Rechnungsadresse, die E-Mail-Adresse für die Rechnung und den Zahlungsstatus. Die Rechnungen stellen wir selbst aus, als PDF mit Schweizer QR-Teil; bezahlt wird per Überweisung.

4. Nutzende der Bots

Für Gespräche mit dem Bot einer Schule ist die jeweilige Schule verantwortlich. Wir bearbeiten diese Daten in ihrem Auftrag, gestützt auf einen Auftragsbearbeitungsvertrag. Auch beim Support-Zugriff bearbeiten wir diese Daten nur im Auftrag der Schule (Auftragsbearbeitungsvertrag, Ziffer 4.4).

Gespeichert werden ohne Anmeldung und ohne IP-Adresse die Fragen, die zitierten Quellen, die Angabe, ob eine Antwort gefunden wurde, und die Bewertung der Antwort, nicht aber die Antworten selbst. E-Mail-Adressen, Telefon- und AHV-Nummern in einer Frage werden vor dem Speichern unkenntlich gemacht; Namen und andere persönliche Angaben erkennt das System nicht. Öffnet die Schule eine unbeantwortete Frage im Coach, verarbeitet das Sprachmodell sie ein weiteres Mal; die Kopie im Coach wird spätestens mit der Frage gelöscht. Vom Zeitpunkt einer Frage wird nur der Tag gespeichert, nicht die Uhrzeit. Fragen werden nach der Frist der Schule gelöscht, standardmässig nach 30 Tagen. Jeder Bot verlinkt einen eigenen Datenschutzhinweis.

Damit niemand einen Bot überlastet, setzt der Chat ein technisch notwendiges Cookie mit einer zufälligen Kennung ohne Bezug zur Person. Das Cookie lässt sich in den Einstellungen des Browsers ablehnen; der Chat funktioniert auch ohne. Lässt der Browser dieses Cookie nicht zu, hält die Seite des Chats dieselbe Kennung nur in ihrem Arbeitsspeicher und schickt sie mit jeder Frage; nichts davon wird im Browser gespeichert, nach dem Neuladen ist sie weg. Die Kennung gilt höchstens 2 Stunden und dient nur der Begrenzung der Anzahl Fragen und der Zählung der Konversationen für das Kontingent der Schule. Gespeichert wird die Kennung nur als Prüfwert mit der Anzahl Fragen; sie wird nach höchstens rund einem Tag gelöscht und nie mit den Fragen verknüpft. Für das Kontingent der Schule bleibt pro Konversation nur der Zeitpunkt, zu dem sie gezählt wurde, ohne Kennung. Bevor eine Konversation beginnt, löst der Browser eine kurze Rechenaufgabe gegen automatisierte Anfragen, die wir selbst stellen und prüfen, ohne Cookie und ohne Drittanbieter; gespeichert wird davon nur ein Prüfwert der gelösten Aufgabe, bis sie nach 10 Minuten verfällt.

5. Empfänger und Unterauftragsbearbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten. Die aktuelle Liste mit Standort steht auf der Seite Unterauftragsbearbeiter.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Anwendung, Datenbank, Backups, Sprachmodell und E-Mail-Versand laufen in der Schweiz.

Rechnungen stellen wir selbst aus; Rechnungsdaten geben wir an keine Dritten weiter.

7. Aufbewahrung und Löschung

Kontodaten bewahren wir bis zur Löschung des Kontos auf. Ein Konto ohne Abonnement löschen wir 12 Monate nach dem Ende der Testphase, des letzten Abonnements oder einer Freischaltung als Pilotschule, mit einer E-Mail an die Admins 30 und 7 Tage vorher. Rechnungsdaten bewahren wir gemäss gesetzlicher Aufbewahrungspflicht auf. Gesprächsprotokolle werden nach der Frist der Schule gelöscht. Freigaben und Protokoll des Support-Zugriffs bewahren wir bis zur Löschung des Kontos auf. Backups werden spätestens nach 30 Tagen überschrieben.

8. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen und ihre Herausgabe in einem gängigen Format verlangen. Wenden Sie sich an datenschutz@byod-bot.ch.

Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Bearbeitung ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung. Stand: 21. Oktober 2026.